Để phục vụ người dân, doanh nghiệp, năm 2025 chính quyền các cấp TP Hà Nội xác định trọng tâm là cải cách thủ tục hành chính (TTHC) gắn với phân cấp ủy quyền giải quyết công việc, quan tâm đổi mới thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông theo hướng hiện đại.
Trả kết quả vượt quá hạn
Thời gian qua, nhiều cơ quan hành chính trực thuộc TP Hà Nội đã tích cực thực hiện giải quyết TTHC theo cơ chế “một cửa, một cửa liên thông”, đồng thời triển khai bộ nhận diện thương hiệu theo kế hoạch của UBND thành phố. Trong đó chú trọng đến việc công khai thủ tục, số điện thoại và địa chỉ để tiếp nhận phản ánh, kiến nghị từ người dân và doanh nghiệp. Kiện toàn nhân sự, nâng cao năng lực cho các cán bộ, công chức trong công tác tiếp nhận, giải quyết hồ sơ để nhằm tạo thuận lợi cho người dân, giúp tăng cường tính minh bạch và hiệu quả trong công tác quản lý hành chính. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn những vấn đề tồn tại.
Chẳng hạn mới đây, Trung tâm Phục vụ hành chính công TP Hà Nội đã phát hành Thông báo số 120/TB-TTPVHCC, kết luận việc kiểm tra đột xuất về công tác tiếp nhận và giải quyết hồ sơ TTHC tại Sở Xây dựng, liên quan đến phản ánh của công dân về quy trình hành chính. Thông báo chỉ ra rằng, tỷ lệ hồ sơ không được xử lý đúng hạn tại Sở Xây dựng khá cao, đặc biệt trong lĩnh vực cấp Giấy phép xây dựng (GPXD), với 27% hồ sơ giải quyết quá hạn và một số hồ sơ trong lĩnh vực vật liệu xây dựng chậm trễ (68%).
Đáng chú ý, trong số các hồ sơ quá hạn, không có bất kỳ thư xin lỗi nào được gửi đến các tổ chức, cá nhân theo quy định tại Khoản 5 Điều 12 và Khoản 9 Điều 19 của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết TTHC. Ngoài ra, Sở Xây dựng cũng được xác định thiếu sót trong việc nhận và giải quyết hồ sơ bổ sung. Cụ thể, quy trình nộp hồ sơ bổ sung qua bộ phận một cửa không được thể hiện rõ, khiến công tác quản lý hồ sơ trở nên thiếu minh bạch.
Hơn nữa, mặc dù công chức các bộ phận liên quan đã hoàn tất các bước quy trình và kết thúc trên hệ thống thông tin trước ngày hẹn trả, nhưng kết quả giải quyết thủ tục hành chính lại bị ký muộn, dẫn đến việc trả kết quả cho tổ chức, cá nhân vượt quá hạn. Thông báo cũng chỉ ra rằng, nhiều hồ sơ chưa được số hóa kết quả trên hệ thống (6/8 hồ sơ) và đối với 2 hồ sơ có đơn xin rút, hệ thống cùng các tài liệu kèm theo không phản ánh đầy đủ nội dung thẩm định của Sở Xây dựng từ khi nộp hồ sơ đến khi có đơn xin rút.
Khó khăn trong việc bảo đảm đồng bộ hệ thống
Trước kết luận của Trung tâm Phục vụ hành chính công TP Hà Nội, Sở Xây dựng đã nhanh chóng lên tiếng cho biết, một số lỗi phát sinh trong việc cập nhật thông tin trên hệ thống là do sự cố phần mềm. Phó Giám đốc Sở Xây dựng, ông Luyện Văn Phương khẳng định, công tác giải quyết thủ tục trong thực tế không bị chậm trễ và luôn được thực hiện đúng quy trình.
Ông Phương cho biết, việc hệ thống báo quá hạn chủ yếu xuất phát từ lỗi của phần mềm hành chính công, mà không phản ánh đúng thực tế công việc đã được hoàn tất đúng thời hạn. Theo đó, với trường hợp Công ty CP Đầu tư xây dựng Thái Sơn, công chức bộ phận một cửa đã kết thúc quy trình trên hệ thống, tuy nhiên hệ thống báo kết thúc ngày 28/6/2024. Hiện hồ sơ vẫn được tiếp nhận và giải quyết trực tiếp tại bộ phận một cửa, việc cập nhật thông tin trên hệ thống nhằm theo dõi quá trình giải quyết.
Hay trường hợp của Công ty CP Phát triển đầu tư xây dựng Việt Nam, Sở Xây dựng khẳng định, hồ sơ khi được giao đến cán bộ thụ lý ngày 17/5/2024, thời gian giải quyết hồ sơ theo quy định là ngày 14/6/2024. Đúng hẹn, Phòng cấp phép xây dựng đã ký nhận kết quả ngày 7/6/2024. Như vậy, Sở Xây dựng Hà Nội đã giải quyết thủ tục hành chính trước thời hạn 8 ngày.
Sở Xây dựng cho rằng, nguyên nhân chậm, muộn trên hệ thống hành chính công là do phần mềm xử lý hồ sơ. Ngoài ra, tình trạng hồ sơ đã chuyển đi và bị trả lại đã xảy ra nhiều lần do lỗi hệ thống. Đặc biệt, tại thời điểm giải quyết hồ sơ, ông Phương chưa được cung cấp tài khoản và hướng dẫn sử dụng phần mềm, điều này cũng góp phần vào sự bất đồng bộ trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.
Từ những thực trạng này cho thấy, vẫn tồn tại nhiều nguyên nhân khách quan khiến hệ thống quản lý hành chính công không đồng bộ. Mặc dù quy trình đã rõ ràng, nhưng thực tế, không phải lúc nào các bước xử lý cũng được cập nhật chính xác, gây khó khăn trong việc theo dõi tiến độ và kiểm soát chất lượng công việc.
